Aktarım İşlemleri

AKTARIM İŞLEMLERİ

• Aktarım İşlemlerini gerçekleştirmek için panelin sol tarafında yer alan menüdeki Bankalar kategorisi içerisinden Aktarım İşlemleri sayfasını açmanız gerekmektedir.

İşlem Menüsü

• Sayfanın üstünde yer alan menüde uygun olanları aktarma, seçilenleri kaldırma, verileri tekrardan eşleştirme, anahtar kelimeleri ekleme ve listeleme aynı zamanda listeden kaldırılanları listeleyebileceğiniz işlem seçenekleri bulunmaktadır.

Aktarım İşlemi

• Yeşil olan satırlar aktarım için uygun anlamına gelmektedir. Hesap hareketi ile cariler eşleşir ve satırın rengi yeşil olur. Aktarıma uygun butonunu aktifleştirdikten sonra uygun olanları aktar seçeneğine tıklamanız gerekmektedir.

• Aktarım gerçekleştikten sonra ekrana banka fiş kodu gelir, bu kod ile ERP yazılımınızdaki banka fiş listesine yansıma durumunu kontrol edebilirsiniz.

Seçilenleri Kaldırma İşlemi

• Aktarıma uygun olanları seçtikten sonra kaldırmak istediğiniz zaman seçilenleri kaldır butonuna tıklamanız yeterli olacaktır.

Verileri Tekrar Eşleştirme İşlemi

• ERP yazılımı ile banka hareketlerini yeniden eşleştirmek istediğiniz zaman “Verileri Tekrar Eşle” butonuna tıklamanız gerekmektedir

•  Butona tıkladıktan sonra data yeniden eşleştirilir ve bağlantı kurulup liste yenilenir.

Anahtar Kelime Ekleme İşlemi

• Anahtar kelime eklemek için üst menüden “anahtar kelime ekle” butonuna tıklayabilir ya da hesap hareketinizde yapacağınız değişikliğin anahtar kelime olarak eklenmesini istiyorsanız o satırın üzerine gelip sağ tıklayınız ve “otomatik yakalama listesine ekle” butonuna tıklayınız.

• Belirli periyotlar ile gerçekleştirdiğiniz, sık sık tekrarladığınız para transfer işleminiz mevcut ise aktarım işlemlerini yaparken her seferinde yeniden satış elemanı, proje kodu, banka hesabı ya da açıklama ekleme işlemlerine gerek kalmadan yalnızca bir kere tanım yaparak bu işlemi otomatik yakalama listesine aktarabilir ve bundan sonra aynı hesap hareketi geldiğinde yeniden tanım işlemine gerek kalmadan direkt aktarabilirsiniz.

• Aşağıda yapmış olduğum örnekte konut sahibinin kiracısından gelen havale işlemini ele aldım.

– Kira ödemesi adı altında hesabına gelen havale işlemi için her seferinde açıklama alanına apartman kat daire gibi detaylarını ekleyip carisini seçerek aktarmak yerine tek seferliğine anahtar kelime oluşturup bir daha aynı işlemi yapmak zorunda kalmaz.

1. Hesap hareketinin üzerine gelip sağ tıklamanız ve “ Otomatik yakalama listesine ekle” seçeneğine tıklamanız gerekmektedir.

2. Açılan ekranın sağ üstünde durum butonu mevcuttur, eğer yapacağınız anahtar kelimenin aktif bir şekilde sistemde kullanılmasını istiyorsanız durumu “evet” seçeneğine getirmeniz gerekmektedir.

3.Tam eşleşme butonunu aktifleştirdiğiniz zaman bankadan gelen açıklama ile 4. Alandaki anahtar kelime birebir aynı ise yakalama işlemi yapar.

4. Bu alana anahtar kelime girmeniz gerekmektedir. Eğer tam eşleşme butonunu açacak iseniz banka açıklamasının birebir aynısını yazmanız gerekmektedir. Açmayacaksanız yakalama işlemini kolaylaştıracak bir anahtar kelime ekleyebilirsiniz.

5. Atanacak bilgiler alanına 6. Alandaki işlem tekrarlanır ise dolduracağım bilgileri de otomatik ekle emri vermiş oluyorsunuz. Hesap hareketinize Yeni açıklama, yeni fiş türü, yeni banka hesabı, yeni cari, yeni fiş kodu, proje kodu, satış temsilcisi ya da masraf merkezi ekleyebilirsiniz. Bir sonraki aynı cariden, aynı hesaptan gelen işleminizde bu bilgileri yeniden girmenize gerek kalmaz.

6. Diğer bilgiler alanında hesap hareketinizin bankadan gelen ve ERP ile eşleşen bilgilerini görüntüleyebilirsiniz. Banka açıklaması, fiş türü, banka hesabı, eşleşen cari ve fişin kodunu görüntüleyebilirsiniz.

7. “Anahtar kelime oluştur” seçeneğine tıklayarak sistemin otomatik kaydetme listesine eklemiş olursunuz.

Anahtar Kelime Listesi

• Üst menü de yer alan “Anahtar Kelime Listesi” butonuna tıklayınız. Butona tıkladığınız zaman Bankalar kategorisi altında yer alan “Genel Parametreler sayfası açılır.

1. “Yeni Anahtar Kelime Oluştur” butonuna tıklayarak bir önceki aşamalarda anlattığım gibi anahtar kelime oluşturabilirsiniz.

2. Anahtar kelimeler listemizde daha önceden eklemiş olduğunuz kelimelerin durumunu, kayıtlı hesapları, işlemin türünü, yeni açıklamalarını, yeni fiş türünü, yeni hesaplarını, yeni carilerini görüntüleyebilir dilerseniz için başlıklara çift tıklayarak sıralama yapabilirsiniz.

3. İşlemler sütünü altında yer alan butonlara tıklayarak eklemiş olduğunuz anahtar kelimeleri düzenleyebilirsiniz.

Listeden Kaldırma İşlemi

• Hesap hareketlerinin üzerine gelip sağ tıkladığınız zaman “ Listeden Kaldır“ seçeneğini seçiniz.

• Üst menüde yer alan “Listeden Kaldırılanlar” butonuna tıklayarak kaldırmış olduğunuz hesap hareketlerini görüntüleyebilirsiniz.

• Listede Hesap hareketinin tarihini, aktarım yapılacak IBAN’ ı, karşı IBAN’ ı, nereden yakaladığını, İşlem kategorisini, tip kodunu, tutarını, banka adını, banka hesap adını, banka açıklamasını, cari unvanını ve açıklamasını görüntüleyebilir kategorilerin üzerine çift tıklayarak sıralama işlemini gerçekleştirebilirsiniz.

Filtreleme Ve Sıralama İşlemleri

1. Kırmızı alan içerisindeki seçenekler ile hesap hareketlerinizi sıralayabilir belirlediğiniz özellikler de filtreleme işlemi yapabilirsiniz.

2. Filtreleme işlemi için; Başlangıç ve bitiş tarihlerini, banka, şube, fiş türü seçeneklerini belirleyebilir ve eşleştirmeniz gerekenleri, yakalananları seçebilirsiniz, aynı zamanda tutar aralığı da belirleyerek tüm işlemlerinizi kolaylıkla tamamlayabilirsiniz.

3. Sıralama işlemi için; Tarih, aktarıma uygunluğu, cari unvanını, nereden yakaladığını, aktarım yapılacak IBAN’ ı, karşı IBAN’ ı, işlem kategorisini, tip kodunu, tutarı, banka adını, hesap adını ve açıklamasını büyükten küçüğe ya da alfabetik sıralayabilirsiniz.

Gelen Banka Hareketini Parçalı Olarak Farklı Carilere Aktarma

1.Aktarım işlemleri bölümünden Detaylar sütununda + butonuna tıklayınız.

2.Daha sonra bizi böyle bir sayfa karşılıyor. Bu sayfada aktarım türünü seçiyoruz.

3.Aktarım türünü seçtikten sonra aşağıda gösterilen alanlar;

1. Bölünmüş tutarı gösteren alan bu alanda tutar girip bir cariye işlem yaptığınız zaman kalan tutarı gösteriyor ve bu sayede daha hızlı ve pratik işlem yapmanızı sağlıyor.
2. Gelen işlemin ne kadarını bölmek istiyorsunuz 100TL’lik işlemi 10 eşit parçaya bölüp 10 farklı cariye aktarabilirsiniz.
3. Hangi cariye işlem yapmak istiyorsanız buradan seçiyorsunuz
4. Bankadan gelen açıklama dışında manuel olarak açıklama yazabileceğiniz alan her satıra ayrı ayrı açıklama yazılabilir.
5. Tüm gerekli alanlar doldurulduktan sonra listeye ekle diyerek işlemi tamamlıyoruz.

4.Yukarıda ki işlemlerin sonucunu aşağıdaki ekrandan daha net görebilirsiniz.

1. Parçalama işlemi yaptığınız carinin Aktarım Türü, Aktarım Yaptığınız İban Numarası, Cari Unvanı, Manuel olarak girdiğiniz açıklama kısmı, Tip Kodu, Tutar, Banka Adı Banka Hesap Adı ve aktarım ayarları butonları yer almaktadır yanlış bir işlem yaptığınız zaman sil butonu ile rahatlıkla silip tekrar ekleme yapabilirsiniz.
2. Bu kısımda ise aktif olarak işaretlediğiniz zaman ayrı ayrı banka fişi oluşturup ERP programınıza aktarır. Aktif olarak işaretlemediğiniz zaman ise tek bir fiş olarak ERP programınıza aktarım sağlar.

• Kur Güncelleme

Aşağıdaki Kuru güncelleme butonuna tıklıyoruz.

Aktarım işlemleri alanında yapılan döviz işlemlerinde kuru aşağıda ki gibi 3 şekilde güncelleyebilirsiniz.

1. İşlem yaptığınız gün ve saatteki Merkez Bankasındaki geçerli kuru günceller.
2. İşlemin geldiği gün ve saatin olduğu zamana ait kura günceller
3. Döviz kurunu manuel olarak siz belirleyebilirsiniz.

• Aktarım Ayarları

Aktarım ayarları içerisinden aktarım yapacağınız satıra Satış Elemanı Ekleme, Özel Kod, Masraf Merkezi, Proje Kodu, Malzeme Bağlantı Kodu ve Fişin Aktarılacağı Şubeyi belirleyebilirsiniz.

• İşlem Kategorileri

1.Gelen Havale

Aynı banka veya farklı banka içerisindeki bir hesaptan yine aynı bankadaki farklı bir hesaba paranın transfer edilme işlemidir. Ödüyo üzerinden aktarım işlemleri kısmından gelen havaleleri görebilir ve ERP programınıza aynı şekilde aktarabilirsiniz.

2.Gönderilen Havale

Aynı banka veya farklı bankalar içerisinde farklı bir hesaba para gönderme işlemidir. Ödüyo üzerinden kolaylıkla görebilir ve ERP programınıza aktarabilirsiniz.

3.Hizmet giderleri

İş yerlerinin çalışmalarında kullanacağı hizmet ve ürün kalemlerinin maliyetini oluşturan giderlerdir. İşletmenin Elektrik, su, doğalgaz vb. gibi para çıkış harcamaları hizmet gideri olarak belirlenir.

Hizmet Gideri Listesi

ERP programınızda açtığınız hizmet kartlarını Ödüyo üzerinden görebilir ve hizmet türüne göre seçim yapıp aktarıma uygun hale getirebilirsiniz.

4.Kasa fişi

Erp programınızda birden fazla kasa merkezi var ise Ödüyo üzerinden Kasa fişi ile istediğiniz merkeze aktarım yapabilirsiniz Örnek kasa fişi listesi aşağıdaki gibidir.

5.Virman Fişi

Hesaplarınız arasında havale ya da EFT işlemi yaptığınız zaman Ödüyo üzerinden giriş çıkış olarak virman fişleri oluşturulur.

Bu fişleri aşağıdaki şekilde eşleştiriyoruz.

Satır başındaki işlem numarasını Virman fişinin üstündeki boş kutucuğa yazdığımız zaman virman fişlerini otomatik eşleştirebilirsiniz, ve aktarıma uygun hale getirip, ERP programımıza aktarabilirsiniz.

6.Banka Fişi

Bankalara ve banka hesaplarına ait işlemler Banka Fişleri seçeneği ile kaydedilir. Ödüyo içerisinde banka masrafları, bono alış satış işlemleri, DBS tahsilat ve ödeme gibi işlemler banka fişi kategorisinde yer alır bu tarz işlemleri Ödüyo ERP programlarına banka fişi olarak aktarır.

7.Çek Fişi

ERP programlarınızda oluşturduğunuz tahsile verilen çek listesini Ödüyo üzerinden banka hareketi geldiği zaman Tahsile verilen çekler kısmından eşleşme sağlayıp ERP programınıza aktarabilirsiniz.

8.Senet Fişi 

Ödüyo üzerinden senet fişlerinizin ödenmesi durumunda gelen banka hareketini Tahsile Verilen Senet Listesi kısmından eşleştirebilirsiniz ve ERP programınıza aktarabilirsiniz.

9.Kredi Pos Fişi

Kredi ve banka kartıyla pos cihazınızdan yapılan işlemler Ödüyo tarafından Kredi Pos Fişi olarak işlem görür.

Ödüyo üzerinden Kredi Pos Fişlerinizi Erp programınızda var olan Kredi Pos Fişleri listesinden seçerek aktarıma uygun hale getirebilirsiniz. Örnek Kredi Pos Listesin aşağıdaki gibidir.

10.Banka Kredi Taksitleri

Banka Kredi Taksitlerinizi Ödüyo üzerinden görebilir. Ve Erp programlarınıza aktarımını sağlayabilirsiniz. Aşağıda örnek Banka Kredi Taksitleri listesini görebilirsiniz.

• Dövize Çevirerek Aktarma İşlemi

TL biriminde gelen ya da giden tutarınızı muhasebe kayıtlarınıza Döviz cinsi ile işlemek isterseniz yapmanız gereken satırdaki para miktarını kontrol edip fiş türünü seçmeniz ( Gelen havale işlemi olduğu için “Gelen Havale” fiş türü seçildi.) ve aktarmak istediğiniz döviz hesabını belirlemeniz gerekmektedir.

EURO, USD vb. döviz hesabı seçildikten sonra satırın sağ tarafında “Kuru Güncelle” butonu gelir.

Kuru güncelle butonuna tıklayınız ve tercih ettiğiniz kuru seçiniz. Bugüne ait kuru, hareketin gerçekleştiği gün ve saate ait kuru ya da sizin belirleyeceğiniz kuru seçebilirsiniz. Seçtikten sonra kapat butonuna tıklıyoruz.

Son olarak satırda tutarımızı ve kurumuzu kontrol edip Evet butonuna tıklıyoruz ve Uygun olanları aktar butonu ile işlemimizi sonlandırıyoruz.