Vadesi Geçen Alacaklar Nasıl Tahsil Edilir?
Kısa Cevap
Vadesi geçen bir alacağı tahsil etmek için önce bakiyenin gerçekten açık olduğunu banka hareketleriyle doğrulayın, müşterinin neden ödemediğini öğrenin, ödeme yetkilisinden tarih ve tutar içeren yazılı bir taahhüt alın ve ödeme geldiğinde cari hesaba doğru işlendiğini kontrol edin. Hukuki yol, bu adımlar sonuç vermediğinde dosya bazında değerlendirilir.
Vadesi Geçen Alacak Nedir?
Vadesi geçen alacak, fatura veya sözleşmede belirlenen ödeme tarihi geçtiği hâlde tahsil edilmemiş ticari alacaktır. Örneğin 30 gün vadeli kesilen ve vadesi 1 Ekim’de dolan bir fatura, 2 Ekim’den itibaren vadesi geçen alacak olarak izlenir. Finans ekipleri bu alacakları genellikle vadeden bu yana geçen gün sayısına göre gruplayarak takip eder.
Hatırlatma Göndermeden Önce Bakiyeyi Doğrulayın
Cari hesapta açık görünen tutarın bir kısmı aslında ödenmiş, iade edilmiş ya da tartışmalı olabilir. Müşteriye ulaşmadan önce aşağıdaki dört kayıt karşılaştırılmalıdır.
| Kontrol | Nereye bakılır | Sık karşılaşılan durum |
|---|---|---|
| Gelen ödemeler | Tüm banka hesaplarının hareketleri | Ödeme farklı bir unvanla veya fatura numarası yazılmadan gelmiş |
| Kısmi ödemeler | Cari hesap ekstresi | Birden fazla faturaya karşılık tek ödeme yapılmış, faturalara dağıtılmamış |
| İade ve mahsuplar | İade faturaları, fiyat farkı ve mahsup kayıtları | İade faturası kesilmiş ama cariye işlenmemiş |
| Uyuşmazlıklar | Satış ve sevkiyat ekibinin notları | Müşteri eksik teslim veya fiyat farkı nedeniyle ödemeyi bekletiyor |
Birden fazla bankayla çalışan işletmelerde zaman alabilen kontrollerden biri, açıklaması eksik gelen ödemeyi bulmaktır. Ödüyo Banka Ekstre, desteklenen bankalardaki hesap hareketlerini tek ekranda görüntülemeye yardımcı olur. Bakiyesi iki tarafta farklı görünen carilerle mutabakat yapmak ise uyuşmazlığı tahsilat görüşmesinden önce netleştirmeye yardımcı olur; mutabakat durumunu Cari Hesap Mutabakat Takip Aracı ile izleyebilirsiniz.
Gecikmenin Nedenine Göre Ne Yapılmalı?
Aynı gün sayısında geciken iki fatura tamamen farklı adımlar gerektirebilir. Tahsilat yaklaşımını gecikme süresiyle birlikte gecikmenin nedenini de değerlendirerek belirlemek için aşağıdaki tabloyu kullanabilirsiniz.
| Karşılaşılan durum | İlk kontrol | Sonraki adım |
|---|---|---|
| Müşteri “ödedik” diyor | Dekont ve banka hareketi | Ödeme bulunursa cariye işleyin, müşteriye güncel bakiyeyi teyit edin |
| Fatura müşterinin onay sürecinde bekliyor | Faturanın kimde beklediği, eksik belge | Eksik belgeyi (irsaliye, sipariş numarası) aynı gün iletin |
| Müşteri faturaya itiraz ediyor | İtirazın konusu, sevkiyat ve sözleşme belgeleri | Hatırlatmayı durdurun, itirazı satış veya operasyon ekibiyle netleştirin |
| Ödeme sözü tekrar tekrar erteleniyor | Önceki taahhütler ve gerçekleşen ödemeler | Taahhüdü ödeme yetkilisinden yazılı alın, yeni siparişleri ödemeye bağlamayı değerlendirin |
| Müşteri ödeme yöntemi nedeniyle geciktiriyor | Müşterinin kullanabildiği ödeme kanalları | Müşterinin kullanabileceği bir ödeme kanalı iletin, örneğin ödeme linki |
| Müşteri nakit sıkışıklığı yaşıyor | Ödeme geçmişi ve toplam açık bakiye | Taksit tarihlerini ve tutarlarını içeren bir ödeme planı yapın |
| Müşteriye ulaşılamıyor | Cari kartta kayıtlı yetkililer | Müşterinin muhasebe veya finans birimine yazılı bildirim gönderin |
Yaşlandırma Raporuyla Öncelik Belirleme
Alacak yaşlandırma raporu, açık faturaları vadeden bu yana geçen güne göre gruplar. Rapor tek başına bir sıralama vermez. Hangi alacağın önce ele alınacağına karar vermek için gün sayısının yanına üç bilgi daha eklenmelidir: tutar, faturada uyuşmazlık olup olmadığı ve müşterinin geçmiş ödeme davranışı.
Temsili örnek: Bir faturanın vadesi 75 gün önce geçmiş, tutarı 18.000 TL ve müşteri fiyat farkına itiraz ediyor. Diğer faturanın vadesi 35 gün önce geçmiş, tutarı 420.000 TL ve bilinen bir uyuşmazlık yok. Gün sayısına bakıldığında ilk fatura öne çıksa da mevcut bilgilerle 420.000 TL’lik fatura tahsilat açısından önce ele alınabilir; tutarı yüksektir ve önünde bilinen bir engel yoktur. İtirazlı fatura ise açık alacak takibinde kalmaya devam eder, ancak uyuşmazlık çözülene kadar ayrı izlenir.
| Vade aşımı | Genellikle öne çıkan adım |
|---|---|
| 1-30 gün | Ödeme linki içeren hatırlatma |
| 31-60 gün | Ödeme yetkilisiyle telefon görüşmesi |
| 61-90 gün | Yazılı ödeme planı, yeni siparişlerin gözden geçirilmesi |
| 90 gün üstü | Dosyanın avukat ve mali müşavirle değerlendirilmesi |
Ödeme Taahhüdü Nasıl Alınır Ve Kayda Geçirilir?
Telefonda alınan “bu hafta ödüyoruz” cevabı, takip edilebilir bir ödeme taahhüdü değildir. Siparişi veren kişi ile ödeme talimatını giren kişi çoğu zaman farklı olduğu için taahhüt, müşterinin muhasebe veya finans biriminde ödemeyi onaylayan kişiden alınmalıdır. Takip edilebilir bir taahhüt şu beş bilgiyi içerir:
| Bilgi | Örnek (temsili) |
|---|---|
| Taahhüdü veren kişi ve unvanı | Ayşe Yılmaz, Muhasebe Müdürü |
| Kapsadığı faturalar | 2026-1043 ve 2026-1077 numaralı faturalar |
| Tutar | 186.400 TL |
| Ödeme tarihi | 14 Kasım 2026 |
| Ödeme kanalı | Gönderilen ödeme linki veya havale |
Görüşmenin ardından aynı gün bu beş bilgiyi içeren kısa bir teyit e-postası gönderin ve e-postayı cari kartın notlarına ekleyin. Müşterinin e-postayı yanıtlayarak onaylaması, sözlü taahhüdü yazılı hâle getirir. Ödeme tarihinin ertesi günü bakiyeyi kontrol edin; ödeme gelmediyse genel bir hatırlatma göndermek yerine taahhüdü veren kişiyi doğrudan arayın.
Taahhütte ödeme kanalı olarak ödeme linki belirlemek, müşterinin IBAN ve açıklama bilgisi aramasına gerek bırakmaz ve gelen ödemenin hangi faturaya ait olduğunu takip etmeyi kolaylaştırır.
Tahsilat Hatırlatma Mesajı Örnekleri
İlk hatırlatma (vadeden birkaç gün sonra)
Merhaba [Ad], [Fatura No] numaralı [Tutar] TL tutarındaki faturanızın vadesi [Tarih] tarihinde dolmuştur. Ödemenizi şu bağlantı üzerinden yapabilirsiniz: [Ödeme linki]. Ödemeyi gerçekleştirdiyseniz dekontu bu e-postaya yanıt olarak iletmeniz, kayıtlarımızı güncellememiz için yeterlidir.
Ödeme tarihi talebi (ilk hatırlatmaya yanıt gelmediğinde)
Merhaba [Ad], [Fatura No] numaralı fatura kayıtlarımızda hâlâ açık görünüyor. Ödeme talimatını hangi gün girebileceğinizi paylaşabilir misiniz? Faturayla ilgili eksik bir belge veya sorun varsa aynı gün ilgilenebiliriz.
Aksayan ödeme planı
Sayın [Ad], [Tarih] tarihinde birlikte belirlediğimiz ödeme planına göre [Tutar] TL tutarındaki taksitin [Tarih] tarihinde ödenmesi gerekiyordu ve bu ödeme kayıtlarımızda görünmüyor. Planı sürdürebilmemiz için yeni ödeme tarihini [Tarih] tarihine kadar yazılı olarak iletmenizi rica ederiz.
Yıl Sonu İçin Tahsilat Planı
Yılın son çeyreğinde müşterilerin finans ekipleri kapanış işlemleriyle yoğunlaşır; alacaklı taraf ise açık bakiyeleri yeni yıla netleşmiş olarak devretmek ister. Aşağıdaki tarihler yasal süre değil, iç planlama önerisidir.
| Dönem | Odak |
|---|---|
| Ekim sonu | Yaşlandırma raporunun çıkarılması ve uyuşmazlık bulunan faturaların ayrılması |
| Kasım ilk yarısı | Bakiyesi iki tarafta farklı görünen carilerle mutabakat |
| Kasım ikinci yarısı | Yıl sonuna kadar ödenecek tutarlar için yazılı taahhüt toplanması |
| Aralık ilk yarısı | Uzun süredir açık dosyaların avukat ve mali müşavirle gözden geçirilmesi |
| Aralık sonu | Gelen ödemelerin işlenmesi, devreden bakiyelerin belgelenmesi |
Şüpheli alacak karşılığı gibi vergi kararları hesap dönemine bağlı olabileceğinden, Aralık değerlendirmesini mali müşavirinizle birlikte yapmanız önerilir.
Dostane Yolla Tahsil Edilemeyen Alacaklar
Yazılı ödeme planına rağmen ödenmeyen bir alacak için hangi yolun izleneceği; alacağın dayandığı belgeye, tutarına ve borçlunun durumuna göre değişir. Bu karar avukat ve mali müşavirle birlikte verilmelidir. Genel çerçeve şöyledir:
- Arabuluculuk: Konusu bir miktar paranın ödenmesi olan ticari alacak davalarında, dava açılmadan önce arabulucuya başvurulmuş olması dava şartıdır. Kaynak: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, md. 5/A
- Faiz: Sözleşmede faiz oranı kararlaştırılmamışsa kanuni faiz uygulanır; ticari işlerde temerrüt faizi ayrıca düzenlenmiştir. Güncel oran Resmî Gazete ve TCMB duyurularından kontrol edilmelidir. Kaynak: 3095 sayılı Kanuni Faiz ve Temerrüt Faizine İlişkin Kanun, md. 1 ve md. 2
- Şüpheli alacak: Ticari kazançla ilgili olup dava veya icra safhasında bulunan alacaklar şüpheli alacak sayılır ve değerleme gününde karşılık ayrılabilir. Kaynak: 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, md. 323
Bu bölüm genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki veya mali tavsiye niteliği taşımaz.
Ödüyo İle Ödeme Hatırlatmasından Tahsilat Takibine
Ödeme linki: Ödüyo Online Tahsilat ile vadesi geçen bir fatura için ödeme linki oluşturup müşterinize SMS veya e-postayla iletebilirsiniz. Müşteri ödemeyi linkteki ödeme sayfasından tamamlar.
Hatırlatma: Ödüyo’nun yapay zekâ destekli tahsilat hatırlatma ve bildirim özellikleri, açık faturalar için ödeme linki içeren hatırlatmaların gönderilmesine yardımcı olur.
Gelen ödemelerin takibi: Link üzerinden yapılan tahsilatlar Ödüyo panelinden izlenebilir. Havale ve EFT ile gelen ödemeler için Ödüyo Banka Ekstre, desteklenen bankalardaki hesap hareketlerini tek ekranda görüntülemeye yardımcı olur.
Tahsilat verilerinin muhasebe kayıtlarına aktarılması gerekiyorsa Ödüyo ERP Entegrasyonu bu adıma yardımcı olur; desteklenen yazılımlar ürün sayfasında listelenir.
Demo talebinde, işletmenizin bayi ve cari yapısına göre ödeme alma, hatırlatma ve tahsilat takibi akışının nasıl kurulabileceğini birlikte değerlendiriyoruz.
Sıkça Sorulan Sorular
Vadesi Geçen Alacak İçin Faiz İstenebilir Mi?
Evet. Sözleşmede faiz oranı belirlenmişse söz konusu oran, belirlenmemişse 3095 sayılı Kanun’da düzenlenen kanuni faiz veya temerrüt faizi esas alınabilir. Faiz talebinin hangi tarihten itibaren ve hangi oranla yapılacağı somut durum değerlendirilerek avukatla birlikte belirlenmelidir.
Kısmi Ödeme Kabul Edilmeli Mi?
Nakit sıkışıklığı yaşayan bir müşteriden kısmi ödeme almak, bakiyenin tamamının beklemesinden genellikle daha iyidir. Kalan tutar için tarih ve miktar içeren yazılı bir plan yapılmalıdır.
Tahsilat Hatırlatması Ne Sıklıkla Gönderilmeli?
Tek bir doğru sıklık yoktur. Müşteri bir ödeme tarihi verdiyse o tarihe kadar yeni hatırlatma göndermemek ilişkiyi korur. Tarih verilmediyse hatırlatma kanalını e-posta, telefon veya SMS arasında müşterinin daha önce yanıt verdiği kanala göre seçmek faydalı olabilir.
Alacak Yaşlandırma Raporu Ne Sıklıkla Güncellenmeli?
Raporun güncelleme sıklığı; kesilen fatura sayısına, gelen ödeme hareketlerinin yoğunluğuna ve alacakların ne kadar yakından takip edilmesi gerektiğine bağlıdır. Fatura ve ödeme hareketi az olan bir işletme raporu daha seyrek güncelleyebilirken, her gün çok sayıda tahsilat alan bir işletme raporu banka hareketleriyle birlikte daha sık izlemek isteyebilir.
Hangi Durumda Hukuki Yola Başvurulmalı?
Hukuki yola başvurmak için tek bir gün sayısı yoktur. Bakiye doğrulanmış, faturada uyuşmazlık bulunmuyor ve müşteri yazılı plana rağmen ödeme yapmıyorsa dosya avukat ve mali müşavirle birlikte değerlendirilmelidir.
