Cari Hesap Mutabakatı Nasıl Yapılır? Mutabakat Mektubu Örneği ve Ücretsiz Şablon

Kısaca

• Cari hesap mutabakatı, iki ticari firmanın birbirine olan borç ve alacak bakiyelerini aynı tarih itibarıyla karşılaştırıp onaylamasıdır.
• Süreç dört adımdan oluşur: bakiyeyi çıkarma, mutabakat mektubunu gönderme, yanıtları takip etme ve farkları giderme.
• Sık görülen fark nedenlerinden biri, bankaya gelen ödemelerin cari hesaba geç veya yanlış işlenmesidir.
• Yazıda doldurulmuş bir mutabakat mektubu örneği ve düzenlenebilir Word şablonu bulabilirsiniz.

Yıl sonu yaklaşınca muhasebe ekiplerinin önüne benzer bir soru gelir: “Bu bayiyle neden 4.250 TL fark var?” Hesap ekstreleri karşılaştırılır, banka hareketleri kontrol edilir ve karşı tarafla görüşülür. Farkın, birkaç ay önce gelen bir havalenin yanlış cari hesaba kaydedilmesinden kaynaklandığı anlaşılabilir.

Cari hesap mutabakatında zaman alan iş, çoğu zaman bakiyeyi karşılaştırmaktan çok farkın hangi işlemden kaynaklandığını bulmaktır. Kontroller yıl sonuna bırakıldığında araştırılacak kayıt sayısı da artar.

Bu rehberde cari hesap mutabakatının nasıl yapıldığını adım adım ele alıyor; mutabakat mektubu örneği, düzenlenebilir şablon ve farkları araştırırken kullanabileceğiniz kontrol noktalarını paylaşıyoruz.

Cari Hesap Mutabakatı Nedir?

Cari hesap mutabakatı, ticari ilişki içindeki iki firmanın belirli bir tarih itibarıyla birbirlerine olan borç ve alacak bakiyelerini karşılaştırarak teyit etmesidir.

Örneğin, kayıtlarınıza göre müşterinizden 120.000 TL alacağınız bulunuyorsa müşterinizin aynı tarihli kayıtlarında da firmanıza 120.000 TL borç görünmesi beklenir. Tutarlar veya bakiyenin yönü uyuşmuyorsa farkı oluşturan işlemler araştırılır.

Mutabakat; müşteriler, tedarikçiler ve bayilerle yapılabilir. Yıl sonu kontrollerinin yanı sıra işlem hacmine göre aylık veya üç aylık dönemlerde de uygulanabilir. Düzenli kontrol, farkların daha az sayıda işlem üzerinden araştırılmasını kolaylaştırır.

Cari Hesap Mutabakatı Neden Önemlidir?

• Tahsilat takibini destekler: Karşı tarafça teyit edilmiş bir bakiye, tahsilat görüşmelerinde ortak bir referans oluşturur.
• Mali tabloların doğruluğuna katkı sağlar: Eksik veya hatalı kayıtların tespit edilmesi, alacak ve borç bakiyelerinin daha doğru raporlanmasına yardımcı olur.
• Anlaşmazlıkların erken ele alınmasını sağlar: Yakın tarihli bir işlemin belgelerine ulaşmak ve ayrıntılarını doğrulamak genellikle daha kolaydır.
• Denetim hazırlığını kolaylaştırır: Düzenli mutabakat kayıtları, bakiye kontrollerinde ve denetim sırasında talep edilen bilgilerin hazırlanmasında yardımcı olabilir.

Bakiyenin teyit edilmesinden sonraki alacak takibi ve ödeme alma adımlarını cari hesap tahsilatı rehberimizde inceleyebilirsiniz.

Cari Hesap Mutabakatı Nasıl Yapılır?

Cari hesap mutabakatı için önce ortak bir tarih belirlenir ve o tarihteki bakiye çıkarılır. Ardından mutabakat mektubu gönderilir, yanıtlar takip edilir ve varsa kayıt farkları belgeler ve ekranlar üzerinden araştırılır.

1. Mutabakat Tarihini Belirleyin ve Bakiyeyi Çıkarın

Önce hangi tarihi esas alacağınızı netleştirin. Yıl sonu mutabakatlarında bu tarih genellikle 31 Aralık’tır.

Muhasebe programınızdan ilgili cari hesabın bu tarihteki bakiyesini ve hesap ekstresini alın. Ekstreyi hazırlarken şu noktaları kontrol edin:

• Doğru firma ve cari hesap seçilmiş mi?
• Önceki dönemden devreden bakiye doğru mu?
• Mutabakat tarihine kadar olan faturalar, tahsilatlar, ödemeler ve iadeler kayıtlara yansımış mı?
• Mutabakat tarihinden sonraki işlemler raporun dışında mı?
• Bakiyenin borç veya alacak yönü açık mı?

Dövizli hesaplarda bakiyeleri her para birimi için ayrı gösterin. TL karşılıklarını karşılaştırırken kullanılan kur ve değerleme tarihini de kontrol edin.

2. Mutabakat Mektubunu Hazırlayın

Mutabakat mektubu, hangi tarih ve tutar için teyit istendiğini açıkça göstermelidir. Mektupta genellikle şu bilgiler bulunur:

• Gönderen ve alıcı firmanın unvanı, vergi dairesi ve vergi numarası
• Mutabakata esas tarih
• Bakiye tutarı ve para birimi
• Gönderen firmanın karşı taraftan alacaklı mı, karşı tarafa borçlu mu olduğu
• Yanıtın iletileceği tarih ve iletişim bilgileri
• “Mutabıkız” ve “Mutabık değiliz” seçeneklerini içeren yanıt bölümü
• Fark bulunması hâlinde karşı tarafın bakiyesini, açıklamasını ve hesap ekstresini paylaşması talebi

Bakiyenin yönünü açık yazın. Yalnızca “borç bakiyesi” demek yerine “Firmanızdan alacağımız bulunmaktadır” veya “Firmanıza borcumuz bulunmaktadır” ifadelerini kullanmak karışıklığı azaltır.

3. Mektubu Gönderin ve Yanıtları Takip Edin

Mektubu karşı firmanın ilgili muhasebe yetkilisine e-posta, KEP veya posta yoluyla gönderin. Hesap ekstresini de ekleyerek karşı tarafın bakiyeyi kontrol etmesini kolaylaştırın.

Yanıt takibi için örneğin 7 ile 15 gün arasında bir süre belirleyebilirsiniz. Bu süreyi işletmenizin takip planı olarak değerlendirin; mektupta belirtilen yanıt süresi tek başına yasal bir kabul süresi oluşturmaz.

Gönderim ve yanıt durumlarını bir listede takip edin:

Yanıt gelmeyen mektupları “yanıt bekleniyor” olarak takip edin. Sessiz kalmanın hukuki sonucu, ilişkinin ve sözleşmenin koşullarına göre değerlendirilmelidir.

4. Farkları Araştırın ve Gerekli Düzeltmeleri Yapın

Karşı taraf farklı bir bakiye bildirirse iki hesap ekstresini aynı tarih aralığı üzerinden karşılaştırın. Önce devreden bakiyeyi, ardından fatura, ödeme, tahsilat ve iade hareketlerini kontrol edin.

Karşılaştırmada işlem tarihi, belge numarası, tutar ve para birimini birlikte değerlendirin. Farkın nedenini belirledikten sonra ilgili belgelerle doğrulayın ve gerekli düzeltmeyi yapın. İki bakiye arasındaki farkı hızlıca görmek için Cari Hesap Mutabakat Takip Aracı‘nı kullanabilirsiniz.

Her düzeltmenin dayanak belgesi bulunmalıdır. Farkı oluşturan işlemi belirleyerek kayıtları fatura, dekont veya ilgili belgeye uygun hâle getirin.

Düzeltme tamamlandığında aynı mutabakat tarihine ait güncel ekstreyi paylaşarak karşı tarafın teyidini alın.

Cari Hesap Mutabakat Mektubu Örneği

Aşağıdaki örnek, kurgusal iki firma arasında 31 Aralık 2026 tarihli bakiyenin teyit edilmesi için hazırlanmıştır. Firma bilgileri ve vergi numaraları örnek amaçlıdır.

Mektup Tarihi: 05.01.2027
Sayı: MUT-2027/014
Mutabakata Esas Tarih: 31.12.2026

Gönderen Firma: Örnek Gıda Dağıtım A.Ş.
Vergi Dairesi / Vergi No: Kozyatağı / 1234567890

Alıcı Firma: Yıldız Market Ltd. Şti.
Vergi Dairesi / Vergi No: Çankaya / 9876543210

Cari Hesap Kodu: 120.01.045

Mektup Metni

Sayın Yetkili,

Kayıtlarımıza göre 31.12.2026 tarihi itibarıyla firmanızdan 184.750,00 TL alacağımız bulunmaktadır. İlgili tarihe ait cari hesap ekstresi ekte bilgilerinize sunulmuştur.

Belirtilen bakiyeyi kayıtlarınızla karşılaştırarak aşağıdaki yanıt bölümünü doldurmanızı ve 20.01.2027 tarihine kadar tarafımıza iletmenizi rica ederiz.

Bakiyeler arasında fark bulunması hâlinde, kayıtlarınızdaki bakiye ile fark açıklamasını paylaşmanızı ve ilgili döneme ait hesap ekstrenizi yanıtınıza eklemenizi rica ederiz.

Saygılarımızla,
Örnek Gıda Dağıtım A.Ş.
Muhasebe Birimi

Yanıtın İletileceği E-posta: [Muhasebe e-posta adresi]
Ek: 31.12.2026 tarihli cari hesap ekstresi

Yanıt Bölümü

☐ Mutabıkız. 31.12.2026 tarihi itibarıyla firmanıza olan 184.750,00 TL borcumuz kayıtlarımızla uyumludur.

☐ Mutabık değiliz. Aynı tarih itibarıyla kayıtlarımıza göre:

• Firmanıza borcumuz: …………………… TL
• Firmanızdan alacağımız: …………………… TL

Fark Açıklaması: ……………………………………………………
Firma Unvanı: ……………………………………………………
Yetkili Ad Soyad / Görevi: ……………………………………………………
Yanıt Tarihi: ……………………………………………………
İmza / Kaşe: ……………………………………………………

Ücretsiz Word Mutabakat Mektubu Şablonu

Mutabakat mektubu şablonunu indirerek firma bilgilerini, bakiyeyi, para birimini ve yanıt tarihini kendi sürecinize göre düzenleyebilirsiniz.

Göndermeden önce bakiyenin yönünü kontrol edin ve ilgili hesap ekstresini mektuba ekleyin.

Mutabakat Farkları Neden Oluşur?

Mutabakat farkı, iki firmanın aynı işlemi farklı tarihlerde, farklı tutarlarda veya farklı hesaplarda kaydetmesinden kaynaklanabilir. Eksik ve mükerrer kayıtlar da kontrol edilmelidir.

İskonto kaynaklı farklarda tutarı iskonto hesaplama rehberimizdeki araçla, vade farkı uyuşmazlıklarında ise Vade Farkı Hesaplama Aracı ile kontrol edebilirsiniz.

Tahsilat kaynaklı farklarda, ödemenin banka hesabına ulaştığını doğruladıktan sonra hangi cari hesaba ve hangi tarihte işlendiğini de kontrol edin.

Mutabakat Farkı Hesaplama Örneği

Aşağıdaki temsili örnekte, müşterinin yaptığı ödeme sizin cari hesabınıza henüz işlenmemiştir:

Banka hareketi ve dekont doğrulandıktan sonra eksik tahsilat kaydı muhasebe programında tamamlanır. Ardından aynı tarihli güncel bakiye için müşteriden teyit alınır.

Yıl Sonu Mutabakat Yükü Nasıl Azaltılır?

Yıl sonundaki iş yükünü azaltmak için kayıt kontrollerini yıl içine yayabilirsiniz. Özellikle işlem hacmi yüksek cari hesaplarda düzenli kontrol, araştırılacak işlem sayısını azaltır.

• Banka hareketlerini düzenli olarak muhasebe programınızdaki cari hesap kayıtlarıyla karşılaştırın. Bu kontrolün otomatik yapılmasını sağlayan banka entegrasyonu hakkında daha fazla bilgi alabilirsiniz.
• Hangi firmaya ait olduğu belirlenemeyen ödemeleri ayrı takip edin.
• İade ve fiyat farkı belgelerinin karşı tarafın kayıtlarına yansıyıp yansımadığını kontrol edin.
• Vadesi geçen alacaklarınızı Alacak Yaşlandırma Hesaplayıcı ile gruplandırarak takip edin.
• Önceki mutabakatlardan kalan farklar için sorumlu kişi ve takip tarihi belirleyin.
• Mutabakat mektuplarını, yanıtları ve düzeltme belgelerini birlikte saklayın.

Ödüyo ile Banka Hareketleri ve Muhasebe Kayıtlarını Birlikte Takip Edin

Tahsilatların cari hesaplara doğru ve zamanında yansıması, mutabakat hazırlığını kolaylaştırır.

Ödüyo’nun Banka Ekstre çözümüyle farklı bankalardaki hesap hareketlerinizi tek ekranda takip edebilir, Online Tahsilat çözümü ile tahsilat işlemlerinizi cari hesaplarınıza otomatik yansıtabilir, ERP Entegrasyonu ile tahsilat ve banka hareketlerinin kullandığınız muhasebe programına aktarılmasını destekleyerek manuel kayıt yükünü azaltabilirsiniz.

Aktarım ve eşleştirme kapsamı, kullanılan muhasebe programı veya ERP sistemi ile entegrasyon yapılandırmasına göre belirlenir. Ödüyo’nun bağlantılı çalıştığı sistemleri entegre bankalar ve entegre yazılımlar sayfalarında inceleyebilirsiniz. Düzenli veri akışı, banka hareketleriyle cari hesap kayıtları arasındaki farkların daha erken kontrol edilmesine yardımcı olur.

Tahsilat ve banka hareketlerinizi muhasebe programınızla birlikte nasıl takip edebileceğinizi görmek için demo talep edin.

Sıkça Sorulan Sorular

Cari Hesap Mutabakatı Ne Sıklıkla Yapılmalı?

Mutabakat sıklığı işlem hacmine ve işletmenin kontrol ihtiyacına göre belirlenebilir. Yıl sonu kontrollerine ek olarak, yoğun işlem yapılan müşteri, bayi ve tedarikçilerle aylık veya üç aylık mutabakat yapılabilir.

Mutabakat Mektubuna Yanıt Gelmezse Ne Yapılmalı?

Gönderimin doğru kişiye ulaştığını kontrol edin ve hatırlatma yapın. Yazılı teyit alınana kadar işlemi “yanıt bekleniyor” olarak takip edin. Yanıt verilmemesinin hukuki sonucu, sözleşme ve ticari ilişkinin koşullarına göre ayrıca değerlendirilmelidir.

Mutabakat Mektubu Hangi Yolla Gönderilir?

E-posta, KEP veya posta yoluyla gönderilebilir. Gönderim tarihini, içeriği ve karşı tarafın yanıtını saklayabileceğiniz bir yöntem seçin. Özel bir bildirim şartı varsa sözleşme ve ilgili hukuki koşulları dikkate alın.

Mutabakat Farkı Çıkarsa Ne Yapılmalı?

İki tarafın aynı tarihli hesap ekstreleri karşılaştırılır. Farkı oluşturan işlem, fatura veya ödeme belgesi üzerinden doğrulanır. Gerekli düzeltme yapıldıktan sonra güncel bakiye için yeniden teyit alınır.

Mutabakat Mektubu ile Hesap Ekstresi Arasındaki Fark Nedir?

Hesap ekstresi, seçilen dönemdeki cari hesap hareketlerini ve bakiyeyi gösterir. Mutabakat mektubu ise belirli bir tarihteki bakiyenin karşı tarafça teyit edilmesini ister. Fark bulunduğunda hesap ekstreleri, farkın kaynağını araştırmak için kullanılır.

Dövizli Cari Hesaplarda Mutabakat Nasıl Yapılır?

Bakiyeler her para birimi için ayrı gösterilir ve aynı tarih üzerinden karşılaştırılır. Döviz bakiyeleri uyuştuğu hâlde TL karşılıkları farklıysa kullanılan kur ve değerleme tarihi kontrol edilir.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Firmanıza ve hukuki ilişkinize özel konularda mali müşavirinize veya hukuk danışmanınıza başvurabilirsiniz.